Håndtere bestillingsfrister med MyFoodOffice

MyFoodOffice tilbyr fleksibel og presis kontroll over bestillingsfrister, slik at bedrifter kan strømlinjeforme sine salgsordreprosesser basert på spesifikke produkter, kunder og spesielle datoer/perioder.

Her er en oversikt over hvordan du effektivt administrerer disse fristene, og hva du vil lære i denne artikkelen:

• Hvilke funksjoner som er tilgjengelige for de forskjellige nivåene av B2B-salg
• Hvordan definere generell ordrefrist
• Definer skreddersydde tidsfrister for noen av artiklene eller kundene dine
• Hvordan systemet prioriterer mellom kombinasjon av tidsfrister
• Våre anbefalinger for å holde det enkelt

Oversikt over B2B-modul og inkluderte funksjoner

Innstillingene som er tilgjengelige er avhengig av moduler, som reflektert i tabellen nedenfor.

1.  Generell bestillingsfrist

Oppsettet for bestillingsfrister starter med den generelle bestillingsfristen, som fungerer som standardfristen for din virksomhet. Når de er konfigurert, gjelder disse innstillingene for alle kunder og artikler med mindre mer spesifikke tidsfrister er satt andre steder. Dette grunnleggende trinnet bør fullføres først, og vi anbefaler generelt at dette er den korteste fristen.

Du kan bestemme bestillingsfrist for hver ukedag på følgende måte;

1. Aktiver eller deaktiver ukedagene du er åpen for leveringer.
2. For hver ukedag, angi antall dager før levering bestillingen må legges inn. F.eks. for levering på mandag, må du legge inn bestillingen 3 dager i forveien (fredag) før kl. 12.00.

2. Bestillingsregel for vare

Du kan skreddersy bestillingsfrister og tilgjengelighet for individuelle varer eller varegrupper. Dette er spesielt nyttig når enkelte dagsferske varer trenger spesiell håndtering. For eksempel:

• Det kan hende du vil at surdeigsbrød krever to ekstra dagers varsel, fordi det tar lengre tid å tilberede og lage.
• Du kan begrense levering av croissant til fredager og lørdager, fordi du kun lager dem for helgene.

Disse tilpasningene er enkle å administrere, og tillater spesifikke justeringer for å passe dine operasjonelle behov.

3. Bestillingsregler for kunder

Kundebestillingsregler er nyttige når du arbeider med ulike typer kunder som kan trenge spesielle ordninger. For eksempel:

• Du vil ha lengre tidsfrister for noen av kundene dine fordi deres beliggenhet betyr lengre leveringstid.
• Noen kunder kan kreve søndagslevering, mens andre ikke gjør det. 
  Disse unntakene kan enkelt konfigureres.
• En av dine VIP-kunder krever kort 1-dagers bestillingsfrist, mens alle andre har 3 dagers frist.

Fleksibiliteten til kundebestillingsregler sikrer at kundespesifikke krav oppfylles, samtidig som man opprettholder kontroll over tilgjengelighet og tidsfrister.

4. Avvikende frister for bestemte datoer

I ferieperioder eller ved spesifikke arrangementer kan det hende du må bruke avvikende frister for bestemte datoer. For eksempel:

• Alle bestillinger må kanskje sendes inn før 20. desember for juleferien.
• Eller du kan trenge at alle bestillinger sendes inn minst 4 dager før levering i påsken.

Denne funksjonen tillater midlertidige justeringer uten å endre de generelle innstillingene for bestillingsfrister, noe som gir tilpasningsevne under travle perioder eller ved spesielle omstendigheter. Klikk her for å lære mer om å definere stengte dager og avvikende frister.

5. Prioritering av frister

Siden systemet tilbyr fleksibilitet til å sette opp bestillingsfrister for både kunder og varer, samt for spesifikke datoer, trenger systemet å vite prioriteringen mellom de ulike reglene dersom flere regler spiller inn samtidig.

Generelt vil systemet ignorere alle andre regler når du har satt opp en spesifikk bestillingsfrist for en kunde, bortsett fra de avvikende fristene som er definert for bestemte datoer.

1. Avvikende frister (les mer her)
2. Bestillingsfrist for kunde
3. Bestillingsfrist for vare
4. Generell bestillingsfrist

Her er tre eksempler for å illustrere hvordan systemet prioriterer;

Scenario 1

Resultat: Alle kunder og alle varer har 1 dag bestillingsfrist før levering, også for spesialkaker og VIP-kunden.

Scenario 2

Resultat: VIP-kunden har 2 dagers frist på alle varer, inkludert spesialkaken. Øvrige kunder har 3 dagers frist for spesialkaker, og 1 dag for alle andre varer.

Scenario 3

Resultat: Den spesifikke kunden (og andre kunder) har 4 dagers frist for croissantene, og 2 dagers frist for alle andre varer.

Scenario 4 Dato-spesifikke avvikende bestillingsfrister

Systemet vil først se etter datospesifikke avvikende frister før bestillingsfristen fastsettes. Vi anbefaler deg å lese denne artikkelen og forstå dette scenariet ytterligere.

6. Hold det enkelt

Selv om MyFoodOffice tillater fleksible innstillinger, råder vi deg til å holde det enkelt for å sikre at du er i stand til å administrere din egen bedrifts innstillinger. Vi anbefaler at du følger disse prinsippene

• La den generelle bestillingsfristen være den korteste bestillingsfristen så lenge det er mulig.
• Bestillingsregler for varer bør bestemmes av dine egne interne behov, f.eks. produksjonstid, som kan forlenge bestillingsfristen om nødvendig.
• Bestillingsregler for kunder bør generelt sett alltid være strengere enn bestillingsfrist for varer, slik at du vet at du kan levere alle varer du tilbyr.
• Hvis en kunde krever høyere servicenivå, dvs. kort bestillingsfrist før levering, sørg for at du definerer en salgskatalog som hindrer kunden i å bestille varer som har en leveringstid som er lengre enn bestillingsfristen.

Videre lesing:

• Tilgjengelighet for kunder og varer
• Definere stengte dager og avvikende bestillingsfrister for bestemte datoer